Esta reunião poderia ser um e-mail


Como promover reuniões produtivas na sua empresa


Promover uma reunião qualquer um consegue, agora torna-la produtiva essa sim é tarefa para poucos, mas calme que isso tem solução e você pode sair do grupo que adora reunião para o grupo que adora produção.

Reuniões produtivas ou improdutivas?


Em uma pesquisa realizada pelo consultor empresarial Michael Mankins, sócio da Bain & Company, de São Francisco (EUA), os dados apontam que, em média, executivos dedicam mais de dois dias por semana para reuniões.

Nesse estudo, há outro dado espantoso: 15% do tempo coletivo de uma organização é gasto em reuniões. 

E essa porcentagem aumenta a cada ano.

Conforme a pesquisa de Michael Mankins, coautor do livro “Tempo, Talento, Energia” (Novo Século, 2017), os executivos classificaram mais da metade das reuniões como ineficazes ou muito ineficazes. - FONTE CONTAAZUL


Será que isso também acontece na sua empresa?


Como identificar quando um assunto precisa de uma reunião e quando ele pode ser resolvido com o envio de um e-mail?


Antes de convocar uma reunião analise a pauta, defina os pontos importantes que serão abordados, falando em pontos importantes, avaliar sempre o grau de importância de um assunto o quanto isso deve ser levado para uma reunião, ou se este assunto é de uma rotina que pode e deve ser resolvido no decorrer do dia, por exemplo, temos por definição que a solicitação de caixa de viagem deve ser realizada com no mínimo 48 horas de antecedência, mas por falta de organização de alguns gestores a solicitação de caixa está sendo realizada com 24 horas, este é um exemplo, onde não há necessidade de levar este assunto para uma reunião, tão pouco deixar o tempo passar para que o mesmo seja cobrado, no ato do acontecimento, já podemos comunicar aos interessados e cobrar um postura de acordo com as normas da organização.


Como vimos assuntos de ajuste de rotina podem ser facilmente resolvidos através de uma e-mail, vale acrescentar que o e-mail deve ser sempre utilizado em situações como esta, pois assim registramos o fato ocorrido.


Bom, já sabemos que o grau de um assunto é o primeiro ponto a ser considerado, para que este faça parte ou não de uma pauta de reunião, outro ponto importante são as pessoas convocadas, muitas vezes intimamos pessoas para uma reunião que não estão ligadas diretamente com o assunto que será tratado, e as mesmas se sentem até um pouco "perdidas" na reunião, não agregando valor algum.


Passo a passo para uma reunião de sucesso

1-Defina a pauta: assuntos que realmente necessitam de uma reunião para serem definidos.

2-Objetivos da reunião: o que é tratado em uma reunião tem estar ligado com os objetivos estratégicos da empresa.

3-Participantes: não convocar pessoas desnecessárias.

4-Defina um bom horário: pesquisas apontam que reuniões antes do almoço se tornam improdutivas, pois as pessoas já estão focadas no intervalo, além disso devemos escolher um horário que não atrapalhe a produção da equipe.

5-Local adequado: diferente tipos de reunião, necessitam de diferentes locais. Um gestor que faz reuniões com a equipe apenas em sua própria sala pode não conseguir se comunicar adequadamente com os colaboradores, por exemplo.


Seguindo estas dicas os gestores das pequenas empresas, conseguirão alcançar um melhor desempenho na convocação de suas reuniões, e como consequências os assuntos abordados terão maior eficácia.